Izvor: B92, 28.Jun.2010, 16:20 (ažurirano 02.Apr.2020.)
O procesima i procepima
Goli šef informatike, deo drugi...
Milan Glavaški
Dragi biznismeni, direktori, zaposleni i ostali zauzeti ljudi. Verujte mi, od svih tema u vezi sa informatičkim menadžmentom nas poglavice i indijance najviše muče filozofska pitanja o procesima, to jest automatizaciji i modernizaciji operative biznisa uz pomoć informatičkoh rešenja. U to spada i kulturološki aspekt odnosa biznisa prema informatici i obrnuto.
Danas pišem o metodima >> Pročitaj celu vest na sajtu B92 << koji, ako već ne odstranjuju, onda bar ublažavaju kompleksnost modernizacije poslovnih procesa.
U ovom članku se pre obraćam vama koji vodite posao nego informatičarima (o procesima za upravljanje IT operativom pišem u sledećem broju).
Zašto bi se neko okrenuo informatičkom rešenju za stvaranje konkurentske prednosti?
Jedan poštovani kolega mi je rekao kako u Srbiji mnoge firme ne osećaju potrebu da stvaraju konkurentsku prednost na tržištu. Jednostavno tržište još ne funkcioniše po tim principima. Izdvajam ono "još”.
Prognoza razvoja biznisa u ovom delu Evrope baš je loša. Nedavno sam imao priliku da razgovaram s vrhunskim stručnjakom za ulaganje u regionu. Čuo sam da od tržišta u razvoju u celom svetu najsporije raste baš ovaj istočnoevropski region, izuzev nekoliko zemalja poput Poljske, Slovačke, Turske i Slovenije. Ostatak je zadužen bar 80% GDP-ja, zauzdan visokim MMF-ovim kamatama bez vidljive perspektive u naredne dve godine. U prevodu, firme u Srbiji i regionu su pod pritiskom da smanjuju troškove, konkurencija raste po geometrijskoj progresiji i efikasnost poslovanja neminovno postaje ključni faktor.
Može li informatika drastično da poboljša efikasnost poslovanja? Naravno da može. Pri tome ne mislim isključivo na zamenu skupog hardvera i softvera jeftinim i na slične akcije koje svaki novajlija može da odradi. Ovaj odgovor je otrcan koliko i pitanje ako se ne doda sledeće: može li ovoj problematici da se pristupi sistematski i sa minimalnim rizicima u biznisu i informatici?
Uložite u informatiku, sada, odmah i mnogo, ali budite na oprezu i otvorite četvoro očiju.
Sigurno vam je na umu novac koji infromatička rešenja zahtevaju. Velik deo ulaganja nema nikakve veze s novcem i uštedećete ako uložite pre svega sebe. Pored toga današnja rešenja su uglavnom optimizovana i nabavku skupog softvera i hardvera manja i srednja preduzeća mogu da zaborave.
Pitanje je kako da krenete u modernizaciju procesa? Neke nevolja, nekonkurentnost i slab kvalitet teraju u modernizaciju procesa. Nadam se da mislite unapred kako biste izbegli pomenuto. Sledi jedan od metoda koji možete primeniti.
Šestostepeni proces za odvikavanje od procesne depresije:
Nemojte biti ravnodušni prema inovaciji na poslu. Budite njen nosilac nezavisno od pozicije u firmi. Kao zaposleni imate pravo da radite efikasno. To što neko za male pare lupa pečate i odrađuje papirologiju ne znači da imate održiv i efikasan proces. Nemojte olako preći preko zastarelih metoda poslovanja zasnovanih na hrpama papira, pečatima, potpisima i lupanjem packi da se nešto odradi na vreme, pogotovo ako nakon posla odete kući i s nekim pričate preko Skypea ili platite račune preko elektronske banke. Zašto dozvoljavate da je vaša kućna infomatika daleko naprednija od one na poslu? Ova investicija je sto posto mentalnog karaktera.
Usvojite metod za analizu postojećih poslovnih procesa. U General Electricu smo imali strogo pravilo da nijedan proces ne sme da se modernizuje pre nego što se na njemu ne primeni Lean analiza. To je naravno jedan od pristupa problemu, a ja sam očigledno poklonik, pa ga ukratko predstavljam ovde. Lean je nastao iz Toyotinih metoda u proizvodnji i devedesetih je poprimio svetsku popularnost. U poslednjih desetak godina se uspešno primenjuje u ostalim oblastima poslovanja, uključujući logistiku, finansije i informatiku. Osnova principa je u eliminisanju otpada u procesima. Potencijalno se eliminiše svaki korak u procesu koji ne doprinosi održavanju i povećanju krajnje vrednosti proizvoda i servisa kako ih korisnik ili mušterija vide. Samim tim ovaj princip nudi poseban način analize procesa nazvan Value Stream Map u kome se posebna pažnja obraća na gubljenje vremena i vrednosti na otpad. Lepota Lean principa je u pravilima igre. Posvećenost metodu je ključ. Analiza procesa se ne mulja na beskrajnim sastancima iz nedelje u nedelju nego se uz pripremu u jednom danu okupe svi glavni korisnici procesa, informatičari, menadžment i moderator kako bi opisali proces i prepoznali otpad. Tek tada kreće specifikacija dela procesa koji "zagađuje” i informatičkog rešenja za njegovu kontrolu. I ova investicija je uglavnom intelektualnog tipa, Lean moderatori nisu jeftini, ali neki vaš zaposleni može de se istrenira i da zadržite znanje u firmi.
Dajte informatičkom timu jasan cilj i zahtevajte performansu. Konačno ste došli do saznanja kako vaš poslovni proces funkcioniše i šta treba poboljšati. Najgore bi bilo da sve to predate informatičarima koji softversko rešenje uvode bez metoda, probijaju rokove i nemaju biznis pristup implementaciji. Tražite da vam se predstavi metod razvoja i uvođenja softverskog rešenja i dogovorite kao se i kada meri uspeh implementacije. Popularni metodi su Agile, V-Model, Waterfall i adaptacija Leana. Pročitajte bar ono što Wikipedia kaže o njima. Ovo je tema za sebe i više o primenama metoda možete pročitati na mom blogu. Ako ste vi spremni da uložite u metod analize biznis procesa, tražite da informatičari koji razvijaju rešenje rade po jasnoj strukturi.
Napravite odluku o investiciji u informatičko rešenje na osnovu brojki. Pritisnite svoje odeljenje za finansije da vam pomogne oko studije izvodljivosti. Nemojte se ograničiti samo na trošak za razvoj softvera ili hardver, takođe, nemojte se zaustaviti samo na postizanju uštede u operativi (koliko vremena trošite ne proces). Vaše mušterije će dobiti robu ili servis daleko brže -- nađite način da to uđe u vaš "business case”. Obećavajte na osnovu tvrdih činjenica i smanjenja postojećih troškova, a motivišite na osnovu potencijala koje rešenje donosi. Udružite se sa svojim IT timom i osigurajte njihovo učešće u planiranju finansija.
Imajte kritički osvrt prema ponuđenom rešenju. Za ovo vam ne treba informatičko znanje nego zdrava doza cinizma i dobar savetnik. Na primer, ako vam se ponudi razvoj sopstvenog softvera za logistiku, zapitajte se da li ste u osnovi logistička firma, ili vam je misija nešto drugo? Da li vaši informatičari treba da troše vreme na razvoj softvera za funkciju koja nije vaš strateški biznis i da li takav softver treba kupiti? Kod kupovine softvera posvetite vreme istraživanju alternativnih rešenja. Danas za mnoge biznis procese postoje online servisi koje možete da plaćate prema upotrebi ili po korisniku. Isto tako, kad se radi o nabavci hardvera, tvrdim da za firme do pedeset zaposlenih ne treba ulagati u servere i diskove nego u virtuelna cloud rešenja za infrastrukturu koje nude Amazon EC2, Eucalyptus , FlexiScale , GoGrid , Nimbus , Rackspace Cloud , VPC, Google i ostali. O njima i virtualizaciji u nekoj od narednih kolumna.
Učestvujte. Uložite sebe i budite iskren pokrovitelj projekta. Podržite timski rad i saradnju. Ili prepustite ceo proces informatičarima, nema frke.
Haug
Informacije o autoru možete naći ne web strani www.cio.rs .
