Izvor: Blic, 23.Sep.2010, 19:25 (ažurirano 02.Apr.2020.)
Kancelarija 21. veka
Vreme u kome danas živimo mnogi nazivaju „doba neizvesnosti”. Ta neizvesnost je posledica kombinovanja efekta nove tehnologije i tržišne konkurencije. Kad kažemo tehnologija, naravno mislimo na IT – informacionu tehnologiju. Tempo života u 21.veku zahteva od savremenog preduzetnika da promeni način razmišljanja i primeni informacione tehnologije na svoj biznis i tako unapredi svoje poslovanje. Prvi korak je osavremeniti svoju kancelariju. Jedan od softvera koji se u tu svrhu uspešno >> Pročitaj celu vest na sajtu Blic << koristi su NetDokumenti.
NetDokumenti su web servis nastao kao odgovor na zahtev savremenog biznisa za efikasnom organizacijom, praćenjem i arhiviranjem dokumenata. To je softver koji se nalazi online i za njegovu upotrebu potreban je samo kompjuter (desktop, laptop) ili mobilni telefon, blackberry, iphone i mesto koje ima internet. Pristup je omogućen preko uobičajenih WEB pretraživača (Internet Explorer, Mozila Firefox...). Autor softvera je firma E-75 IT Services doo iz Novog Sada.
U praksi NetDokumenti omogućavaju da raščistite kompletnu papirnu dokumentaciju vaše kancelarije tako što ćete je jednostavno skenirati ili preneti u obliku zipovanog dokumenta u vašu "on-line” kancelariju. Čuva sve vaše izvode, brošure, cenovnike, račune, porudžbenice, fakture itd. u raznim folderima i podfolderima koji su imenovani i organizovani u skladu sa vašim potrebama.
Ukoliko vam ponovo zatrebaju, dokumente momentalno pronalazite pomoću moćnog pretraživača po njihovim nazivima, delovima teksta kojih se sećate, datumu unošenja i slično.
Komunikacija između vaše kancelarije i knjigovođe ili klijenta je poprilično jednostavno organizovana. Svakome od njih kreirate poseban profil korisnika i dodelite im određen nivo pristupa folderima u kojima se nalaze svi dokumenti potrebni u zajedničkom poslu. Svaki put kada dodate nov dokument korisnicima automatski stiže obaveštenje preko Oglasne Table, e-mejla ili ako želite i SMS-a. Ovo otklanja potencijalne nesporazume u samom startu.
Opcija Kontrola verzije poboljšava nivo kontrole u organizaciji jer čuva sve, od momenta nastanka dokumenta preko svih promena izvršenih kao deo redovnog poslovanja, od prve pa do poslednje verzije dokumenta ili njegovog brisanja. Kao i vreme i ime korisnika koji je vršio promene. Trag dokumenta ostaje u sistemu i može se lako ispratiti. Za sigurnost dokumenata je zadužen enkriptovani kod poput onog koji se koristi u bankarskom poslovanju.
Upotrebom NetDokumenata potencira se ogromna ušteda u troškovima jer nema potrebe za papirima, tonerima, spajalicama, registratorima i ostalim potrošnim kancelarijskim materijalima kao i slobodan kancelarijski prostor na mestima gde bi se nalazile arhive za čuvanje dokumenata. A fleksibilnost se ogleda u različitim paketima i cenama koje su formirane u zavisnosti od veličine preduzeća, specifičnosti njegovog poslovanja, broja zaposlenih i količine "on-line" memorijskog prostora koji mu je potreban za čuvanje dokumenta.
U Srbiji danas, novine kao što su NetDokumenti su retke. Birokratija, neefikasna administracija i stari način rada predstavljaju kočnicu napretku. Prednosti koje ovaj softver ima u osavremenjivanju poslovanja preduzeća je vidan, ostaje samo nada da će i dalje postojati preduzeća poput E-75 sa dovoljno znanja i kreativnosti da češće viđamo ovakve inovacije, sa jedne strane i preduzeća koja će prepoznati potencijal ovog softvera i koristiti ga u svom poslovanju u cilju želje za rastom, razvojem, otklanjanjem neizvesnosti i opstankom preduzeća u savremenim uslovima poslovanja.
Detaljne informacije o NetDokumentima možete pronaći na sajtu www.netdokumenti.com.
