Izvor: Objava, 20.Maj.2024, 07:03

Izrada arhivske knjige

 

Izrada arhivske knjige, kako izgleda arhivska knjiga, kako se vodi i po kojim pravilnicima, koji je rok za predaju, … Ovo su pitanja koja muče mnoge u poslovnom svetu.

U društvu gde je informacija ključna, vođenje arhivske knjige postaje neophodno za organizacije svih veličina. Ovaj dokument, koji precizno prati i klasifikuje dokumentaciju, nije samo administrativni zahtev, već i važan alat za upravljanje informacijama. 

Sa razvojem tehnologije, tradicionalni načini vođenja postaju zastareli. Uvođenje digitalizacije predstavlja ključni korak ka efikasnijem poslovanju i smanjenju troškova.

 

Šta je arhivska knjiga?

Arhivska knjiga predstavlja inventar dokumentacije. U arhivsku knjigu se ne upisuje sâm sadržaj dokumenata niti njihovi naslovi, nego se grupno popisuje količina dokumenata nastala u kalendarskoj godini, grupisana po kategorijama.

Takođe, upisuje su i fizička lokacija na kojoj se ti dokumenti nalaze. U nju se upisuje samo originalni dokumentarni materijal, ne i kopije.

Arhivsku knjigu su obavezni da vode svi stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala, osim fizičkih lica. 

Shodno tome, svi državni organi i organizacije, organi teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanove, javna preduzeća, imaoci javnih ovlašćenja, privredna društva i druga pravna lica su u zakonskoj obavezi da je vode.

 

Arhivska knjiga rok

Arhivska knjiga se ne vodi posebno za svaku godinu, već u kontinuitetu.

Zakonska obaveza predaje Arhivske knjige nadležnom arhivu izvršava se jednom godišnje do 30. aprila svake godine za prethodnu kalendarsku godinu.

 

Arhivska knjiga primer

Na osnovu Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti(Sl. glasnik RS 6/2020, član 9 tačka 6) ona se vodi na propisanom obrazcu.

U „Sl. glasniku RS“, br. 34/2022 objavljen je Pravilnik o obrazcu arhivske knjige kojim je propisan obrazac arhivske knjige koju vode stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala.

Upis arhivske građe i dokumentarnog materijala u arhivsku knjigu vrši se hronološki, po godinama i klasifikacionim oznakama, po nazivu kategorija dokumentarnog materijala prema važećoj Listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.

 

Lista kategorija arhivske građe

Vrednovanje dokumentarnog materijala predstavlja jednu od osnovnih obaveza kancelarijskog i arhivskog poslovanja kod stvaralaca i imalaca arhivske građe. 

Ranije pomenuti, zakon članom 14. propisuje obavezu donošenja Liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja za sve stvaraoce i imaoce arhivske građe.

Listu kategorija sa rokovima čuvanja možete pogledati ovde.

 

Arhivska knjiga cena

U digitalnom dobu, arhivska knjiga se transformiše iz papirnog dokumenta u digitalni alat za upravljanje informacijama. Digitalizacija donosi efikasnost, ekonomičnost i bolju zaštitu podataka. Investiranje u digitalizaciju arhivske knjige i građe postaje sve važnije za organizacije koje žele da ostanu konkurentne u savremenom poslovnom okruženju.

Iako ona donosi mnoge prednosti, implementacija može biti izazovna. Organizacije se suočavaju sa pitanjima kao što su bezbednost podataka, kompatibilnost sistema i obuka osoblja. 

Međutim, kompanije poput Nucleo nude rešenja koja olakšavaju proces digitalizacije, ali i samu izradu arhivske knjige, kao i skladištenja poslovne dokumentacije.