Izvor: Radio 021, 14.Jul.2019, 10:42 (ažurirano 02.Apr.2020.)
Sedam važnih pravila kod pisanja e-mailova
Slanje e-mailova postalo je naša svakodnevica, međutim mnogi zapravo ne znaju neka osnovna pravila koja važe za taj oblik komunikacije.
Nedostatak poštovanja česta je pojava u e-mailovima, a ponekad možda čak niste ni svesni da i sami to radite.
Stručnjak za bonton Vilijam Henson za "Dejli mejl" je dao nekoliko saveta uz koje možete unaprediti sopstvene veštine komunikacije preko elektronske pošte.
Ne pišite romane
"Dužina poruke >> Pročitaj celu vest na sajtu Radio 021 << je važna jer ni sami ne želimo da dobijamo duge e-mailove. Prema rečima pisca Merlina Mana, 'pretpostavite da su svi zaposleniji i pametniji od vas' i svoju poruku uvek učinite što je moguće kraćom", kaže Henson.
Sve je u tempiranju
Ako imate naviku da ustajete u cik zore i tada sređujete e-poštu, drugi ljudi tad verovatno spavaju. To ne znači da treba da prestanete da taj deo dana posvećujete e-mailovima, ali ono što možete učiniti je, kako kaže Henson, je da napišete poruku, sačuvate je u 'skice' i pošaljete je u neko prikladnije vreme.
"Neki servisi za slanje imaju opciju zakazivanja slanja pa je možete koristiti u tom slučaju", dodaje Henson i savetuje da je, ako ne želite da vas zbog slanja e-mailovau nebulozno vreme gledaju popreko, izbegavate slanje ponedeljkom pre 9 časova ujutro, kao i vikendom nakon 16 časova. Na onome ko šalje mejl je odgovornost da poštuje primaoca kako bi mu to poštovanje bilo uzvraćeno.
Ljude pozdravljate onako kako biste to učinili uživo
"Često dobijem e-mail koji počinje sa 'Hej, Vil' od ljudi koje nikad u životu nisam video", ističe Vilijam, dodajući kako ljudi često misle da će delovati simpatičnije i pristupačnije ako u porukama koriste nadimke i ležerniji pristup.
"Istina je da živimo u opuštenijem društvu, ali kada s nekim razgovarate prvi put, nemojte mu skraćivati ime i biti previše neformalni. Bolje je da napišete 'Dragi/a ...' nego 'Hej' ili 'Ćao'", objašnjava.
Ne budite naporni ako ne dobijete odgovor odmah
"Poslali ste e-mail u vezi sa nečim važnim, ali osoba koju čekate nikako da vam odgovori. U tom slučaju, najgore što možete učiniti je da joj ponovo prosledite isti mail u nadi da će vam odgovoriti", kaže Henson.
Umesto toga, bolje ponovo napišite drugačiju poruku - možda niste doprli do primaoca ili vas trenutno smatra manje važnim od nekih drugih ljudi s kojima se dopisuje. Ako ni nakon toga ne dobijete odgovor, jednostavno se pomirite s tim i nađite drugi način.
Izbegavajte klišee
Kada nekome želite da kažete da može da računa na vašu pomoć ili da se radujete njegovom odgovoru, to nemojte učiniti tako što ćete napisati šablonsku rečenicu, već u nju unesite malo iskrenosti. Na primer, kada nekome napišete: 'Molim Vas, javite ako imate dodatnih pitanja', čini se kao da ne želite da vam ih postave, kaže Vilijam.
Ne započinjite e-mailove s izgovorima
Ako je prošlo duže vreme otkako ste primili neki mail i tek sada odgovarate na njega, nemojte ga započinjati sa: "Žao mi je što kasnim" ili "u velikoj smo gužvi", jer ćete ostaviti utisak kao da je vaš primalac samo jedan na popisu obaveza koje morate da obavite.
"Bolje napišite: 'Hvala Vam što ste mi dali vremena da Vam se posvetim', a sve na šta ste hteli da se požalite pretvorite u nešto pozitivno", objašnjava Henson.
Pazite na naslov
"Pisanje naslova služi kako bismo privukli nečiju pažnju i istakli suštinu onoga što mail sadrži", kaže Vilijam i savetuje da izbegavate korišćenje više od pet ili šest reči. Takođe, ako je vaš e-mail vrlo kratak, nikako nemojte sadržaj napisati u naslovu, a poruku ostaviti praznu.
Autor: Index.hr
Preuzimanje delova teksta ili teksta u celini je dozvoljeno bez ikakve naknade, ali uz obavezno navođenje izvora i uz postavljanje linka ka izvornom tekstu na www.021.rs. Preuzimanje fotografija je dozvoljeno samo uz saglasnost autora.
