Blog: Dragana Djermanović, 03.Nov.2008, 17:37   (ažurirano 02.Apr.2020.)

PR alati - Konferencija za novinare

Uglavnom pišem više analitičke i sadržaje u vezi sa strategijom u PRofesiji. U prethodnom postu dobila sam inicijativu da detaljnije opišem jedan od alata PR-a - Konferenciju za novinare. Nakon Konferencije za novinare u nekom narednom periodu opisaću (iz svog iskustva) i neke druge zanimljive (klasične) alate komuniciranja.
Eksterna komunikacija realizuje se korišćenjem PR alata koji su manje više standardni bez obzira na to koju organizaciju/kompaniju zastupate.
Osnovni PR alati su:
Intervjui, izjave, komentari u medijimaSaopštenja za javnostEdukativne ture za novinare i urednike (posete kompaniji, Centraili kompanije, proizvodnim pogonima...)Društveni događaji (sajamski nastupi, okrugli stolovi, tribine, paneli...)Aktivnosti donacija i sponzorstava Konferencije za novinareInternet sajtKorporativni blogoviPublikacije kompanije (newsletters)...

Iako nije pravilo u PR svetu, u našoj zemlji su omiljeni PR alati Saopštenje i konferencije za novinare. 
Konferencija za novinare (KZN)
Popularan način saopštavanja novine, vesti koja ima određenu "težinu"  prisutnim predstavnicima medija uz mogućnost postavljanja pitanja organizatorima  jeste konferencija za novinare.
Drugi prihvatljiv naziv je konferencija za medije.
Press konferencija kao i konferencija za štampu nisu adekvatni termini.
KZN se kao alat koristi u zavisnosti od ciljeva koje želimo da postignemo, a najčešći (prihvatljivi) su:
Postizanje visokog nivoa publicitetaPostizanje medijske pokrivenosti adekvatne temi i mestu održavanja KZN (npr. uspostavljanje komunikacije sa javnostima odrđenog regiona)
Slanje određene jasne poruke određenim jasno definisanim ciljnim grupamaDetaljnije predstavljanje određene teme, pojedinca, projektaDemonstracija uspešnosti, jačine i potvrda pozitivnog "kursa" kompanije...
KZN nikako ne koristite ukoliko tema nema težinu. U tom slučaju preporuka je da se poslužite  alternativnim alatima za postizanje publiciteta kao što su:
Brifinzi (manje formalna okupljanja sa 5 do npr. 8 predstavnika medija u manje formalnom ambijentu) Company tour (organizovana poseta kompaniji, postrojenju i sl.)One to One brifing ili intervju.
Informacije koje imaju "težinu" a koje je preporučljivo da vam posluže kao inicijalni motiv za organizovanje KZN su: krizna situacija, analiza poslovanja, promene ili transformacije u kompaniji, promene u načinu poslovanja, promene u menadžmentu, dostizanje visokih poslovnih standarda, afirmativna dostignuća kompanije u zemlji, okruženju ili globalno...
Od ideje do realizacije
Kada procenite da je trenutak pogodan ili ukoliko inicijativu dobijete od strane menadžmenta, od pomoći može biti sledeći sled radnji koji možete pratiti:
Definisanje jasnog cilja/ciljevaSelekcija aktera, priprema jasnih poruka, time line (uz nužnu proveru eventualnih bitnih a već najavljenih događaja; lično, uvek konsultujem novinare i urednike koji su mi prijatelji kako bih pravovremeno pribavila informacije o već najavljenim događajima) Izbor lokacije i rezervacija (kao i izbor alternativnog rešenja)Priprema govornika (aktera) iz kompanije za davanje kratkih izjava od 30 sekundi predstavnicima elektronskih medija, kao i priprema za davanje jasnih odgovora predstavnicima štampanih medijaIzbor moderatora (nije nužno da je to uvek PR menadžer) koji ima značajan zadatak vođenja i upravljanja Konferencijom, kao i zadatak održavanja fokusa pažnje na temi ("Hm, gospodne Petroviću to je zaista odlično pitanje i svakako tema kojoj ćemo posvetiti našu pažnju. Međutim,  tema današnje konferencije je...").Priprema i izrada pratećeg materijala - Press (media) kitt-a. Ovaj materijal osim Saopštenja za javnost može da sadrži, fotografije (kompanije, menadžmenta, proizvoda), logo u adekvatnom formatu, biografije učesnika, promotivni poklon i drugo. Ujedno je i zgodna prilika da medije "snabdete" zanimljivim biltenima, newsletter-om ili nekom drugom zanimljivimo publikacijom. Pri selekciji sadržaja budite vrlo mudri i analitični.Pozivanje novinara (nedelju dana ranije) i potsećanje telefonom dva dana pred KZN
Kao PR menadžer morate u ime svog menadžmenta unapred predvideti potencijalna neugodna pitanja, konciprati mudre odgovore na njih i dostaviti ih menadžmentu i akterima konferencije.
To je uvek vrlo ozbiljan i zahtevan posao koji podrazumeva da pratite tržište svakodnevno, da ste informisani o gorućim temama, da imate insajdere u redovima novinara koji vas informišu o "vrućim temama" iz vaše oblasti a posebno u vezi sa vašom kompanijom. Jednom rečju - KZN je vrlo ozbiljna stvar i ona će vas u celosti okupirati dve nedelje i to vas kao operativca (što specijalno zamara) i vas kao stratega (što je iznova provera vaših intelektualnih, edukovnih i analitičkih sposobnosti).
The Day
Na dan konferencije morate biti besprekorno fokusirani i kraj sebe imati tačan spisak potvrđenih medija (sa imenima i prezimenima po mogućnosti), tačan spisak prisutnih sa strane kompanije, lično morate proveriti sva (ukoliko ih ima) audio vizuelna pomagala, prezentacije, proveriti materijale za novinare, a nekoliko kopija imati kod sebe i naravno posedovati vedrinu i pozitivnu energiju u očima.
Računajte na još dve stvari: elektronski mediji dolaze 15-ak minuta ranije, te im morate omogućiti da svoju opremu postave tada, kako ne bi ometali ostale predstavnike medija ili samu konferenciju.
KZN mora početi na vreme, izuzetno sa kašnjenjem do 10 minuta obzirom da vaš događaj sigurno nije jedini događaj toga dana, a sve i da je tako materijal sa KZN mora da se prilagodi, uobliči, eventualno novinar mora da sačini dodatne analize i prikupi još neke informacije, televizijskim i radijskim novinarima predstoji još i montiranje materijala. Iz tog razloga, počnite na vreme, budite koncizni i na kraju, ukoliko novinar pravovremeno najavi, omogućite mu i "uzimanje" izjave od predstavnika vaše kompanije kako bi prilog koji priprema dobio još više na težini.
Nakon konferencije, opciono možete organizovati koktel sa kafom i pićem ili u zavisnosti od povoda (i doba dana) jednostavnu zakusku.
Narednog dana započinje novi posao - praćenje i analiza sadržaja sa vašeg događaja u javnosti. Ova analiza značajna je kao vaš izveštaj za internu upotrebu u delu procene efektivnosti (mada po meni kvantitet nikako nije relevantan parametar, stoga sa posebnom pažnjom analiziram kvalitet publiciteta i interpretaciju novinara, svakog pojedinačno), ali i kao odlično iskustvo kako biste bolje upoznali medije i novinare i njihov način razmišljanja i razumevanja onog što radite. Dani nakon KZN su od velikog značaja u cilju bolje pripreme narednog događaja. Kao što kažu u politici, priprema sledeće KZN u širem smislu značenja počinje odmah.
Svakom narednom konferencijom postajete mudriji i iskusniji, što vam svaki sledeći put daje novu mogućnost da budete originalni i kreativniji.
Međutim, KZN mora zadržati nivo događaja od posebnog značaja te se potrudite da je ne banalizujete prečestim i neosnovanim organizovanjem, kao i da svom menadžmentu  kad za to imate priliku, ukazujete na njene navedene specifičnosti.
 
Konferencija za novinare je kao i druge aktivnosti PR-a Ogledalo ličnosti. Setite se toga dok uživate u uspehu kada je okončate, ili u osećaju nezadovoljstva ukoliko ste, a da niste morali  napravili neki propust.
 
 
 

Nastavak na Dragana Djermanović...