Izvor: B92, 25.Avg.2013, 17:57   (ažurirano 02.Apr.2020.)

Kako napraviti više radeći manje?

Većina preduzetnika rukovodi se sledećom filozofijom: "Ako želiš da nešto bude napravljeno, napravi to sam".

Ova mantra, zapravo je samo pola istine - Ako želiš napraviti nešto iz prvog pokušaja, najbrži način je da to napraviš sam.

Međutim, da li želite da se iz dana u dan posao odrađuje kvalitetno, a nemate mogućnosti da raditei 10 stvari istovremeno, treba vam tuđa pomoć.

Kako bi svi zadaci bili odrađeni na nivou, potrebno je podeliti proceduralno >> Pročitaj celu vest na sajtu B92 << znanje, smernice za odlučivanje, i raspored iz vašeg uma preneti svojim zaposlenima.

Evo nekoliko konkretnih primera:

1. Dokumentujte proces

Svaki zadatak u kompaniji sledi određeni proces. Postoji najbolji način kako se javiti na telefon, kao i kako kvalitetno otpremiti proizvode. U većini malih kompanija, znanje o tome kako napraviti dobar posao leži u preduzetničkom umu. U situacijama kada zaposleni ne poseduju određeno znanje oni će ili sami pretpostaviti šta bi se trebalo napraviti ili će vas konstantno obasipati pitanjima pa će vam duže trebati da na njih odgovorite nego što bi vam trebalo da posao sami napravite.

Kako biste rešili ovu dilemu, dokumentujte korak po korak procedure po kojima se obavljaju često izvođeni zadaci u vašoj kompaniji.

Možete napraviti spisak u kojem opisujete rešavanje zadatka korak po korak, sprečavajući time mogućnost da zaposleni zaborave određenu stepenicu.

Sledeći način vrlo je kreativan i vizuelan a sastoji se od toga da snimite video snimak obavljanja određenog zadatka, pritom objašnjavajući načine i metode rešavanja problema.

2. Dokumentujte smernice za donošenje odluka

U većini malih kompanija, zaposleni će vas pitati "Šta želite da napravimo?". Kao privatni preduzetnik, svaki dan donosite male ali i velike odluke. Kako biste proširili vaše poslovanje, a da se pritom ne poludite od količine posla, ne možete samo delegirati zadatke vašim pretpostavljenima. Morate delegirati i odluke. Kako biste od vaših saradnika iznudili donošenje kvalitetnih odluka, potrebno im je omogućiti implicitne smernice koje vi lično upotrebljavate.

Svaki put kada vas neko upita "Šta želite da napravimo u ovoj situaciji?", Vi nesvesno, pomoću nekoliko kriterijuma donosite odluku.

Ukoliko ne želite da učestvujete u odlučivanju, stavite na papir kriterijume po kojima donosite pojedinačne odluke, i podelite ih vašim zaposlenima.

Neki od uobičajenih kriterijuma svakako su: štiti li odluka poslovnu reputaciju, ide li odluka u prilog potrošaču ili klijentu, i košta li sprovođenje te odluke manje od 500 dolara?

Ako su odgovori na sva pitanja potvrdni, osoblje je u stanju da donese samostalnu odluku bez da dodatno opterećuje nadređenog. Ukoliko cena odlučivanja prelazi hiljadu dolara, potrebne su konsultacije sa šefom.

U tim situacijama zaposleni donose odluke koje bi šefu oduzimale skoro 98 odsto njegovog vremena. Najbolje od svega je da je posao obavljen bez silnih sastanaka, telefonskih poziva, e-mailova i diskusija.

3. Napravite raspored

Kako biste osigurali da se ispravne odluke donose na pravi način u pravo vreme, potrebno je napraviti poslednji korak - kreirati raspored. Kreirajte dnevni, nedeljni, mesečni i kvartalni spisak zadataka koje bi trebalo uraditi u vašoj kompaniji. Za teže zadatke, napravite priručnike u kojima ćete objasniti saradnicima kako odraditi posao na najbolji način.

Ukratko, sledite ova tri jednostavna koraka i zadaci će bitiurađeni, odluke će se doneti na vreme, a to će zahtevati od vas minimalan angažman.

Nastavak na B92...