Izvor: NovaEnergija.net, 17.Jun.2019, 12:00   (ažurirano 02.Apr.2020.)

Kako da postignete da vaš inboks ne bude zatrpan mejlovima?

Znate za onu situaciju kada dođete na posao i sačeka vas hiljadu mejlova? Pa – više ne mora da bude tako.
Endrju Krozbi ima 7.000 mejlova u inboksu. Nekima to možda ne zvuči mnogo, ali u Rileks Gejmingu radi tek godinu dana, tako da nije bilo mnogo vremena da mu se inboks otrgne kontroli. Kao stariji rukovodilac u softverskoj kompaniji, koja ima osam kancelarija širom Evrope, on žonglira sa oko 140 mejlova dnevno.
„Morate da odaberete šta mislite da će biti relevantno >> Pročitaj celu vest na sajtu NovaEnergija.net << za vas lično… Možete da završite u previše cc-ova koji nemaju ama baš nikakve veze sa vama”, kaže on. A tu je i ključni problem kad su mejlovi u pitanju – najvažnija poruka te godine mogla bi da se izgubi negde u deponiji vašeg inboksa.
Zamor od mejlova
Nije samo neefikasno, već je i loše po zdravlje. „Ljudi se razboljevaju od zatrpanosti mejlovima”, kaže Keri Kuper, profesor organizacione psihologije na Univerzitetu u Mančesteru.
Njegovo istraživanje pokazalo je da je veća zatrpanost mejlovima povezana sa većim stresom na radnom mestu. „Problem je što ne postoje dobre smernice u vezi sa najboljim načinom da se koriste mejlovi i stvarima koje ne bi trebalo da radimo”, kaže on.
„Ubacujemo sve živo u cc umesto samo jednu ili dve osobe sa kojima bi zapravo trebalo da vodimo taj razgovor. Pretpostavljeni ne bi smeli da šalju mejlove van radnog vremena potčinjenima sem ukoliko nisu od apsolutne važnosti.”
„Nema smisla ni u petak uveče zaposlenom poslati mejl da nečim ne mora da se bavi do ponedeljka ujutro, jer će ljudi onda brinuti oko toga i uradiće to za vikend.”
Međutim, on ne kaže da mejl treba potpuno eliminisati iz upotrebe. „To je sjajan način da održite kontakt sa ljudima, naročito s onima koji su fizički daleko. To je sjajan način da šaljete podatke, da šaljete informacije. Sam po sebi, on je u redu – problem je način na koji ga ljudi koriste”, kaže profesor Kuper.

Nametnute pauze
Francuska je pokušala da popravi situaciju – 2017. godine je izglasan zakon koji obavezuje firme da osmisle plan za pauzu od kancelarijskih mejlova. U avgustu 2018. godine, francuski ogranak britanskog Rentokil Inišla proglašen je kršiocem tog zakona i naloženo mu je da jednom zaposlenom plati 60.000 evra odštete.
U Velikoj Britaniji ne postoji takav zakon, ali neke firme su preduzele slične mere. Platipus Didžital je marketinška agencija koja vodi kampanje za sakupljanje sredstava za dobrotvorne akcije. Od samog početka, u 2014. godini, njeni osnivači su zabranili interne mejlove, a zaposleni koji zaborave na to moraju da doniraju pet funti u dobrotvorne svrhe.
„Svi smo radili u dobrotvornim organizacijama i kompanijama koje postoje mnogo duže i iskusili zatrpanost internim mejlovima, kada većina vašeg dana odlazi na mučno probijanje kroz apdejte čiji deo ne morate da budete”, kaže direktor Met Kolins.
Umesto toga, sedam zaposlenih kompanije koriste Guglov servis poruka i softver za dokumente, kao i Asanin sistem za menadžment projekata. „Odlučili smo da koristimo alate koji su mnogo efikasniji i mnogo zabavniji”, dodaje Kolins.
Nula poruka u inboksu
Ali šta ako radite u mnogo većoj organizaciji, gde morate da koristite mejlove da biste završili bilo šta?
Kler Godson je izvršna direktorka u advokatskoj firmi Aosfir u Njujorku. Pre šest meseci ona je odlučila da isproba politiku „nula poruka u inboksu” i od tada se ponaša „propovednički” u vezi sa tom politikom.
Ideja je da strogo čistite inboks, a idealna situacija je da u njemu ne ostaje ništa. Ima mnogo saveta na internetu o tome kako to da postignete, ali suština je da uradite nešto sa svakim mejlom koji dobijete.
„To je potpuno revolucionarizovalo način na koji se ophodim prema mejlovima”, kaže ona.
„Više nemam osećaj da me tamo čeka nešto sa čim sam zaboravila da se pozabavim. Ogromno je zadovoljstvo raditi na taj način, osećam se produktivnijom i mislim da se čak i mentalno osećam opuštenije.”
Ona prihvata da za mnoge to predstavlja veliki teret. „Većina ne veruje da možete to da se postigne. Oni misle da ste stalno u inboksu proveravajući poruke, da ih brišete i sortirate, što naprosto nije tačno.”
Ljudi misle i da onda ona sigurno nije baš toliko zauzeta, što takođe odbacuje: „Što ste zauzetiji, to morate biti rigorozniji i organizovaniji.”

Slekov napad
Pomirimo se s tim, većina zaposlenih koji rade u kancelariji nikad neće dostići nula poruka u inboksu.
Onaj koji bude uspeo da reši ovaj komunikacioni problem „postaće najvažnija softverska kompanija na svetu”. Tako misli Slek, američka kompanija koja korisnicima omogućava da šalju poruke i sarađuju na projektima.
Njegovi osnivači, nesrećni zbog količine mejlova, pokrenuli su Slek 2014. godine i, prema tvrdnjama firme, njihovu uslugu koristi više od 600.000 organizacija. U Sleku se komunikacija zasniva na grupama korisnika umesto individualnim inboksima. Uprkos tome što je izgubila 420 miliona dolara za tri godine, firma planira da izađe na berzu kasnije ovog meseca.
Endrju Krozbi iz Rileks Gejminga koristi Slek i dopada mu se, mada ga to nije sprečilo da nagomila 7.000 mejlova u inboksu. I druge firme pokušavaju da iskoriste nezadovoljstvo ljudi mejlovima, uključujući Majkrosoft, kog Slek smatra najvećim rivalom.
Majkrosoft Tims pokrenut je 2017. godine i kompanija kaže da njene usluge koristi više od 500.000 kompanija. Fejsbuk takođe nudi alatku za saradnju po imenu Vorkplejs.
Tajna?
Iako su mnogi puni hvale za takve usluge, one ne deluju kao potpuna zamena za mejlove. A to je i dalje najbolji način za komunikaciju sa ljudima izvan vaše organizacije. Trik je, prema Kolinsu, da se bude strog pri korišćenju.
On uz sve mejlove prilaže dokument u kom objašnjava ličnu politiku, upozoravajući sagovornike da će mu mejlovi biti kratki i, ukoliko nisu aktuelni klijenti, da ne treba da očekuju brz odgovor. Kaže da mnogi pročitaju njegovu politiku i da im se ona dopada, a čini se i da deluje – kad sam pričao s njim, imao je samo 20 mejlova u svom inboksu.
Ako vam sve ovo pomalo deluje kao previše truda, onda možda treba da se pomirite s bezbroj mejlova u inboksu. Ideja je da dozvolite da se svi ti mejlovi nagomilaju, da se prepustite haosu i tako se oslobodite osećaja krivice i teskobe.
Samo pazite da ne propustite poruku vašeg šefa da ste dobili povišicu.
Izvor: BBC News na srpskom
Foto: Pixabay, Pexels

Nastavak na NovaEnergija.net...