Izvor: NovaEnergija.net, 28.Apr.2016, 23:09   (ažurirano 02.Apr.2020.)

5 koraka za uspješno izvršavanje projekata i hendlanje vremena

Maja Mačković

Moj zavičaj je poznat po maslinama. Ali još je poznatiji po pučkoj pjesmici „Maslina je neobrana“.
Njh nekoliko sinova (iako se u stihovima, da budemo pošteni, nigdje ne spominje spol ili broj djece) , sjedi pod stablom masline, oplakuje svog pokojnog oca i žali se nebesima kako je maslina neobrana i „nima koga da je bere“.
Zaista, u tih nekoliko redaka popularne pjesme, sažet je cijeli mentalni sklop ne samo Dalmacije, već i čitave regije bivše >> Pročitaj celu vest na sajtu NovaEnergija.net << Juge. Koliko smo puta čuli parole „Sve što možeš danas, ostavi za sutra“, „lako ćemo“, „Snać’ ćemo se“, „Ima vremena“ i koliko smo točno puta i sami posegnuli za njima?
Iskreno, nije ovo samo „Ex-Yu sindrom“ – prokrastinacija odnosno odgađanje stvari i zadataka za sutra (ili odgađanje do unedogled), odlika je većine zaposlenih ljudi koji su makar jednom bili pod stresom.
Svi mi nesvjesno živimo u optimističnom uvjerenju da će sutra biti bolje. Mi ćemo biti bolji; odmorniji, svježiji, agilniji, produktivniji, s više vremena i resursa za izvršenje zadataka. Sutra će također biti bolje od danas; vrijeme će biti divno, neće biti gužvi u prometu, vlade će odjednom magično (možda) početi raditi svoj posao, nitko neće biti bolestan  i svijet će jednostavno biti bolje mjesto za život, a sukladno tome i za izvršenje zadataka koje odgađamo.
Svi mi nesvjesno na taj način prebacujemo odgovornost na naše sutrašnje ja, ni ne razmišljajući o tome da je jedina razlika između danas i sutra, činjenica da smo sutra jedan dan stariji i vjerojatno jednako umorni i opterećeni kao danas (osim ako niste isplanirali neki wellnes popodne, u tom slučaju ovaj tekst pročitajte sutra).
Zašto uopće pišem o ovome i zašto bi to ikoga bilo briga, ako već ionako posao na koncu izvršimo na vrijeme?
Zato što postoje ljudi koji ne pate od stresa izazvanog rokovima, bjesomučnim smišljanjem dodatnog vremena ili samo još jednog ekstra sata u danu za izvršenje posla kojeg smo, realno, mogli odavno završiti. Oni imaju svoj posao i obaveze pod kontrolom i uz njih, sasvim dovoljno vremena za uživanje u životu. Najčešće su vrlo uspješni u svom poslu, a u poslovnim krugovima uživaju veliko povjerenje kao odgovorni i pouzdani partneri.
Ako radimo na velikom projektu ili imamo neki, naoko golemi cilj, njegovo finale nam svakako izgleda nezamislivo daleko, a njegova golemost je sama po sebi prepreka koja nas priječi da opće započnemo.
Kako si olakšati?
Jednostavno. Predlažem nekoliko koraka koji će vam u startu olakšati menađiranje vremena i zadataka, te vas naučiti kako se približiti cilju.
ODABERITE NAJBOLJI ALAT ZA SEBE I ZA VOĐENJE PROJEKTA
Prije svega, zaboravite na mentalne sposobnosti pamćenja i vođenja poslovanja u glavi. Živimo u dobu kada nam dnevno glavom preleti toliko informacija da je pravo čudo da se navečer opće sjećamo svoga, ili imena naše djece. Odaberite najjednostavniji alat (rokovnik i olovku, kalendar, ili neki kompjuterski program) gdje ćete svakodnevno voditi bilješke i raspored, te pratiti razvoj planova i zadataka. I ne, nemojte misliti da je za adekvatno izvršenje rokova i zadataka potrebno imati skupi, personalizirani program. I obična bilježnica koja će nekome drugome izgledati nepregledno, adekvatna je ako odgovara vama i vašem načinu bilježenja procesa. ODVOJITE SEBE OD PROJEKTA I CILJA
U izvršenju ciljeva (naročito velikih), uvijek nas koče jedino vlastiti strahovi .
Zamislite da morate izgraditi zgradu. Cijelu, impozantnu zgradu s prozorima, vratima, dizalima i kompletnom infrastrukturom. Svjesni ste da ste sami, da ste samo jedna osoba i da nemate sva znanja potrebna za izgradnju zgrade.
Ideja realizacije vam u ovom trenu oduzima dah, a panika je tolika da ju možete i opipati, zar ne?
Sada zamislite da netko drugi mora izgraditi zgradu, a vi ste mu savjetnik. Pokušajte elaborirati tu izgradnju, odnosno sve ono što je potrebno da se na koncu prereže crvena vrpca prilikom svečanog otvaranja. Puno je jednostavnije kada zamišljate da to radi netko drugi, jer vi ne vidite njegove strahove i blokade, samo svoje.3. PODIJELITE VELIKI PROJEKT/CILJEVE NA MANJE ZADATKE (KOMADE)
Zapišite glavni cilj, a onda ga podijelite u manje komade, odnosno zadatke koje ćete moći izvršavati svakodnevno bez prevelikog ulaganja, pritiska i oduzimanja puno vremena.
Ona zgrada koju smo spominjali, ne može izniknuti iz ničega, odjednom. Takva vizualizacija ne može proizvesti ništa drugo do goleme količine stresa koja može rezultirati i fizičkim posljedicama po zdravlje. No ako zgradu gledate kroz prizmu cigli koje ćete slagati jednu po jednu, svaki dan po malo, puno je izglednije da ćete vizualizirati i realizaciju i finaliziranje projekta.
Isto je i sa bilo kojim drugim zadatkom.
Želite konačno napisati tu kuharicu koju tako dugo sanjate? Naravno da ju nećete napisati odjednom, ali ako si date zadatak skuhati, fotkati i napisati jedan recept tjedno – mjesečno ćete imati 4 recepta, za 6 mjeseci ćete imati 24, a za godinu dana punih 48 recepata (ma i više, ali ne pričamo sada o konkretnoj matematici :D) VARAJTE (SAMI SEBE) U ROKOVIMA
Ovaj trik koristila sam uvijek u životu, daleko prije no što sam odlučila studirati project management.
Bilo da se radilo o džeparcu od kojeg bih uvijek dio stavila sa strane i uvjerila se da „Ako mi je dosta 10, bome mogu i sa 9.“, ili o čišćenju svoje sobe koju bih očistila daleko prije roka te si time zaradila dodatno vrijeme za igru (i ekstra bodove za lijepo ponašanje kod mame ;)), sve do pisanja seminara ili rješavanja školskih ispita.
Ako je vaš rok za izvršenje projekta/zadatka npr. 6 tjedana od danas, u svim kalendarima i planiranju, za izvršenje si dajte 5 tjedana i potrudite se zaista sve obaviti u tom roku.
Na taj način ćete si „zaraditi“ ekstra tjedan u kojem možete na miru provjeriti sve detalje, primjetiti eventualne propuste i imati dovoljno vremena uživati u zarađenoj slobodi i odmoru.
Da ne spominjem činjenicu kako ćete izvršenjem cilja prije finalnog roka, partnerima (ili šefovima) poslatu poruku profesionalnosti i pouzdanosti, te si time kupiti bodove za sutrašnje projekte i zadatke koji će biti dati vama kao odgovornom i pouzdanom partneru. NAGRADITE SE
Sjetite se kako je to biti dijete, ili kako je bilo kada ste odgajali svoju djecu. Za svaki izvršen zadatak, slijedila je adekvatna nagrada. Zašto misllite da činom odrastanja više ne zaslužujemo nagrade? Samo zato jer nam je to POSAO?
Pogrešno. Nagrade su lukav način kojim se tjeramo naprijed u izvršenje novih ciljeva. Nagrade mogu biti male i simbolične tokom završetaka raznih faza projekta, do velikih i konkretnih nakon prelaska finalnog cilja. Samo naravno, nemojte pretjerati u nagradama ili odrađivati posao traljavo, samo da bi se nagradili odlaskom na kavu, ili finom torbom po završetku projekta. Kao i u svemu, važna je umjerenost. Kao šesti korak mogla bih navesti vjeru u sebe, ali neću. To se danas mora podrazumijevati. Svjesni ste da nitko umjesto vas neće živjeti vaš život, niti se možete pouzdati u nekog drugog da će vam dati ključeve i rješenja vaših obaveza.
A ako nekad ipak zapnete, obeshrabite se ili izgubite dio samopouzdanja, odgovore potražite u svom okruženju; među obitelji, prijateljima ili na internetu, čiitajući o iskustvima drugih ljudi koji su bili u istoj situaciji.
Sretno!

Nastavak na NovaEnergija.net...